Trabajo a distancia
09 Apr 2019 - Nepo
La dirección de Ciencia de Datos trabaja a distancia, en dos ciudades distintas. Estos dos equipos están en Ensenada (CiDa Ensenada) y en La Paz (CiDa La Paz). Al no poder trabajar en el mismo punto juntos tampoco tenemos por qué trabajar al mismo tiempo. Estas dos ciudades tienen el mismo horario solo un par de meses al año, así que la comunicación asíncrona es muy importante. La transición más grande de una plantilla de trabajadores distribuida es adoptar este tipo de colaboración: asíncrona. A continuación hablaremos de algunos puntos importantes que debemos considerar por ser una dirección con equipos en distintas ciudades.
La dirección de Ciencia de Datos está integrado por profesionales con formaciones distintas (hay ingeniéros, oceanólogos, matemáticos y físicos). Ya que somos una dirección interdisciplinaria, tenemos la ventaja de tener muchos puntos de vista profesional de un mismo tema. Lo anterior también nos puede causar que algunos miembros de la dirección, debido a su formación, sean los más indicados para resolver alguna necesidad particular. En la dirección intentamos que todo los miembros de los equipos participen en la mayoría de los proyectos de GECI, pues tratamos de evitar las dependencias. Además de las especialidades existen otros motivos que facilitan las dependencias, por ejemplo la distancia y la comodidad de hablar con nuestros compañeros de campo en persona. Estas dependencias son una situación que queremos evitar y creemos que para lograrlo necesitamos una buena comunicación. Por lo anterior, necesitamos escribir reportes con claridad y cuidadosamente, siendo disciplinados en compartir el mayor contexto posible al equipo de la otra ciudad.
La vía de comunicación (las herramientas) debe de ser seleccionada y respetada, esto ayudará a saber dónde buscar la información que pudiera faltar para comprender mejor el proyecto. Por tal motivo tenemos reuniones calendarizadas entre los dos equipos para atender de manera particular esos temas. Una de ellas es una reunión semanal que nos ayuda a conocer cuál fue la experiencia de cada miembro de los equipos. Aunque tratamos que nuestro trabajo sea público, es decir que todos podemos saber en qué está trabajando cada miembro de la dirección, la distancia nos dificulta compartir la interacción laboral entre los equipos. Esta reunión es una llamada por video para ver cuáles fueron los temas relevantes en los que trabajamos cada equipo. A veces hablamos de las nuevas herramientas que acabamos de usar y dónde las podríamos aplicar, cuáles son los temas que son prioritarios en cada equipo o cómo relacionamos el trabajo de la semana con los objetivos de la dirección.
Ya que somos una dirección distribuida, debemos prestar atención a los horarios de las reuniones, para que sean justos para todos. Por esto necesitamos conocer la agenda de nuestros compañeros del otro equipo y que no sean siempre las mismas personas quienes tengan inconvenientes con el tiempo. Podemos adoptar una zona temporal oficial, es decir que todas las reuniones y las fechas de entrega estén referenciadas a esa zona. Nosotros utilizamos google calendar para que nos calendarice las reuniones en nuestro respectivo horario dependiendo de la localidad. Nuestra zona de referencia es la de CiDa Ensenada.
La diferencia de los horarios tiene sus ventajas si el trabajo está bien planeado. En ocasiones terminamos la jornada frustrados por no encontrar una pieza del rompecabezas, regresamos la mañana siguiente y nuestros compañeros del otro equipo ya la encontraron. Para que esto suceda, tenemos que pensar qué necesitarán el otro equipo mientras yo no estoy trabajando y así podemos priorizar el trabajo.
El perfil de los integrantes de una plantilla es un tema a considerar. Además de las habilidades técnicas, el personal debe poder hacer cosas de manera independiente. Esto significa que cada equipo tenga mucha autonomía y que cualquier problema que surja pueda ser resuelto por un correo, por el slack o en un par de horas de trabajo sincronizado.
En resumen necesitamos que cada miembro de la dirección tenga la habilidad de resolver problemas de manera independiente. Tenemos que hacer un esfuerzo consciente y permanente por dar la mayor cantidad posible de información del trabajo realizado en distintos equipos. Debemos definir reuniones para tratar los inconvenientes causados por el trabajo a distancia. Y considerar los tiempos y las necesidades del otro equipo nos ayudará priorizar nuestro día laboral. Todo lo anterior nos facilitará disfrutar de las ventajas de un equipo distribuido y minimizar sus inconvenientes.